Пора признать суровую действительность: учет рабочего времени по старинке — это табели, которые вечно теряются. Это наш любимый «человеческий фактор» в духе завтыкавшего охранника. И, как апогей, вечные споры с бухгалтерией, кто, где и когда проворонил смену. Хочется уже автоматизировать этот процесс, не так ли? И желательно так, чтобы и показатели были железобетонными, и, при этом, персоналу не приходилось носить с собой кучу карточек. В общем, самое время подумать о том, как нынешние системы контроля и управления доступом (СКУД) превращаются в мощнейший инструмент для учета времени, и почему биометрия здесь — это база.
Контроль учета рабочего времени при помощи СКУД
Суть такого контроля до абсурда проста: СКУД фиксирует момент, когда работник пересекает контрольную точку — будь то турникет, дверь в офис или проходная. Но фишка не в самой фиксации, а в том, что происходит дальше. Эти сведения не ложатся мертвым грузом в журнал, а автоматически летят в базу, где специальное программное обеспечение все анализирует, считает и готовит отчеты для бухгалтерии. Получается не просто «пройден турникет», а полноценная система учета, которая сама видит опоздания, ранние уходы и даже посещение сотрудником разных зон в течение дня. Иными словами, на выходе мы имеем отлаженный цифровой конвейер с плюшками в духе:
- Точность. Автоматический фикс времени прихода и ухода не ошибется и не зазевается.
- Экономия. Автономный процесс учёта разгружает хрупкие человеческие плечи от рутинной работы по заполнению табелей и обработке данных.
- Дисциплина. Всевидящее око отслеживает выход кого-то из персонала за рамки установленного графика и безжалостно фиксирует нарушения.
- Расчёт ЗП. Данные о рабочем времени попадают на платформу расчёта заработной платы и, собственно, рассчитываются в своем компьютерно-ускоренном темпе.
- Интеграции. СКУД может объединяться с другими рычагами управления предприятием. Один из популярных примеров — с сервисом видеонаблюдения.
- Гибкость. Машина настраивается под разные параметры, учитывая специфику деятельности организации.
Как ведется процесс учета рабочего времени сотрудников
Процесс, если разобраться, выглядит вполне логично. Каждый сотрудник получает свой уникальный цифровой ключ — идентификатор. Раньше это была обычная пластиковая карточка, сейчас же вариантов значительно прибавилось. Теперь это может быть брелок, QR-код, выведенный на экран смартфона. Или же биометрический профиль, то есть отпечаток пальца или модель лица — самый мощный, в своей практичности, вариант.
Работник прикладывает этот идентификатор к считывателю (лицо прикладывать не обязательно, если что) — и СКУД мгновенно записывает время и сам факт прохода, занося эту запись в его личную цифровую карточку.
Дальше начинается магия. Автоматизация. Вместо того, чтобы hr-специалист ручками, как в старые добрые, заполнял бумажный табель, работает умная программа. Она сама, без единой ошибки, формирует полную и объективную картину трудового дня каждого члена команды. Контролирует: во сколько пришел, когда ушел, сколько времени потратил на обеденный перерыв, и не забыл ли выйти с него вовремя. Это экономит гигантское количество времени и нервов всех, кого касается учет. А заодно и обрубает любые споры, манипуляции с графиком и попытки «договориться» еще в зародыше. Ибо с данными фиг поспоришь.
Что необходимо для учета рабочего времени при использовании СКУД
Думаю, логично, что для учета времени в контексте СКУД, мало просто поставить турникет. Оно так не работает. Если рассмотреть самый минимальный набор, требуемый для работы всевидящего ока, то это будет выглядеть вот так:
- Аппаратная часть. Контроллеры, управляющие процессом — мозг механизма учета. Считыватели — те, что распознают те самые карты, брелки и отпечатки пальцев. Ну и, собственно, исполнительные механизмы — турникеты, шлюзы, ворота и прочее подобное.
- Программное обеспечение. Специальный софт, который превращает сырые, разрозненные сведения о проходах в осмысленные, структурированные отчеты. Мы получаем наглядные графики и готовые показания для автоматического расчета ЗП. Именно программное обеспечение является тем, что делает из аппаратуры полезный бизнес-инструмент.
- Идентификаторы. Уникальные ключи доступа. Как уже говорилось, это могут быть привычные пластиковые карты с чипом, удобные брелоки-таблетки или же современные биометрические данные персонала. Последние прелестны тем, что их невозможно забыть, потерять или передать другому человеку.
- Организационные и подготовительные моменты. Нужно синхронизировать все часы в СКУД с единым сервером времени. Так показания на всех точках прохода будут абсолютно идентичными. Это даст гарантию достоверности показателей. Еще необходимо создать и перманентно поддерживать в актуальном состоянии общую базу данных сотрудников.
И отдельное внимание! Поистине важно обеспечить полную и законодательно уступчивую защиту персональной информации. Особенно если мы используем биометрию, так как это чувствительная информация, охраняемая законом.
И да, есть еще один важный момент. Несмотря на всю мощь и степень автоматизации, без живого, здравомыслящего человека в работе СКУД все равно никуда. Умная программа без проблем сгенерирует идеальный табель. Однако, разобраться с нестандартными нюансами сможет только специалист отдела кадров или руководитель. Это я про внезапные командировки, отгулы по семейным обстоятельствам или иной форс-мажор.
Программное обеспечение и модули СКУД
Если «железо» — это мышцы и скелет СКУД, то программное обеспечение — это мозг, сознание и интеллект. ПО не бывает однородным и обычно состоит из нескольких ключевых модулей. И каждый из этих модулей отвечает за свою зону ответственности:
- Управляющая программная платформа. Это главная, центральная программа, которая устанавливается на отдельный компьютер или корпоративный сервер. Она является настоящим «мозговым центром» всей СКУД. Именно ее программные компоненты критически важны для первичной настройки. А также для последующего управления работой идентификаторов, считывателей, контроллеров и всего остального. Без этой платформы все остальное — просто груда бесполезного металла и пластика.
- Модуль учёта времени. А вот и он! Главный герой этой статьи. Этот модуль узко заточен именно под задачи контроля трудовой дисциплины и табельного учета. Он умеет гораздо больше, чем просто фиксировать время прихода и ухода. Его функционал охватывает все виды деятельности. Он учитывает продолжительность перерывов, дни отгулов, периоды командировок, отпусков, больничных и подобное другое. По факту, он ведет полный цифровой журнал присутствия сотрудника. Формирует отчеты по всем строгим стандартам кадровиков и бухгалтерии.
- Биометрическое программное обеспечение. Это особый софт, который обычно содержит в себе четыре основных модуля. Первый — это сенсорный модуль (получение сведений). Второй — модуль извлечения признаков (анализ). Третий — сравнение с базой. И последний — принятие решения (разрешить/запретить доступ). Эти модули отвечают за преобразование биометрических данных пользователя в полезную для системы информацию.
- Модуль мониторинга и диагностики оборудования СКУД. Невидимый, но довольно незаменимый страж для СКУД. Он обеспечивает непрерывный контроль текущего состояния и работоспособности абсолютно всех компонентов. Если где-то что-то пошло не так — он первым поднимет тревогу. Это дает время устранить проблему до того, как она отразится на процессе учета времени.
Биометрические СКУД
А теперь — самый сок. То, ради чего мы здесь собрались. Биометрические системы — это тот случай, когда технологии работают на удобство и безопасность. Ваш собственный палец или уникальное лицо — это и есть пропуск. Никаких пластиковых карт, которые можно банально забыть дома, потерять где-то в офисе, случайно сломать… Или, что хуже, передать коллеге, чтобы он отметился за тебя. Такая схема раз и навсегда закрывает вопросы с «дружеской» взаимопомощью в контексте опозданий. Работа не волк, работа — ворк.
Как это работает на практике? Есть специальный биометрический терминал со сканером отпечатков пальцев или высокоточной камерой для распознавания лиц. Он считывает биометрический параметр и за секунду сверяет его с зашифрованным архивом. Если совпадение есть — проход разрешен. СКУД может проверять не один-единственный параметр, а сразу их комбинацию. Полезно для повышения уровня надежности и отсечения ложных срабатываний.
Что из биометрических СКУД уже есть на рынке и успешно работает?
- Биометрические терминалы учёта времени. Устройства формата «два в одном». Они и физический доступ на территорию открывают, и время фиксируют. Да еще и с привязкой к конкретному человеку. Часто для гибкости они поддерживают и биометрию, и карты доступа.
- Терминалы с распознаванием лиц. Они способны узнавать человека за секунду, причем многие продвинутые модели делают это даже если сотрудник носит маску или очки. Наиболее технологичные модели оснащаются приятными бонусами. Например, тепловизионными камерами для бесконтактного измерения температуры тела. Привет, ковид.
- Сканеры отпечатков пальцев. Проверенная временем классика жанра. Надежно, относительно недорого и чрезвычайно эффективно для большинства задач. Последние модели отличаются объемом памяти и скоростью срабатывания. А еще могут иметь дополнительные опции вроде кодовой клавиатуры.
Главные и неоспоримые плюсы биометрических СКУД
- Безопасность. Подделать отпечаток пальца или обмануть устройство распознавания лиц крайне сложно и дорого. Это полностью исключает риски, связанные с кражей, потерей или передачей пропусков посторонним личностям.
- Удобство. Не нужно таскать с собой дополнительную карту, вспоминать пин-код или переживать, что ключ остался в другой куртке. Биометрический ключ всегда при себе, его нельзя забыть. Ну, по крайней мере, без боли.
- Долгосрочная экономия. Организации не придется постоянно тратить деньги на регулярный выпуск новых карт при приеме на работу. На их перевыпуск в случае утери или поломки. А также на администрирование этой системы.
